Taloyhtiöissä valmistaudutaan parhaillaan kevään yhtiökokoukseen, jossa päätetään monen osakkaan tärkeimmän varallisuuden, oman asunnon hoitamisesta. Taloyhtiön kokous on normaaliaikana ollut osakkaille myös yhteisöllinen tapahtuma, joka on antanut mahdollisuuden kohdata kasvokkain ja vaihtaa kuulumisia naapureiden kanssa. Poikkeusaika on muuttanut yhtiökokouksen luonnetta tältäkin osin.
J-Isännöinnin isännöitsijät ovat yhtä mieltä siitä, että etänä järjestettävät yhtiökokoukset ovat lyhentäneet kokousten kestoa huomattavasti.
”Vuorovaikutus etäkokouksissa on kasvottomampaa ja virallisemman oloista, kun arkipäiväinen jutustelu kokouksen lomassa on jäänyt pois. Kokouksissa käytettävät puheenvuorot ovat tiivistyneet ja omia näkemyksiä ei välttämättä esitetä niin hanakasti kuin aikaisemmin. Suun avaaminen etäkokouksessa voi yksinkertaisesti jännittää enemmän kuin kasvokkain ollessa. Kokoukseen osallistuminen edellyttää monelle uudenlaista valmistautumista tilanteeseen”, J-Isännöinnin toimitusjohtaja Jani Oförsagd pohtii.
Kiinteistöliiton Varsinais-Suomen yhdistyksen toiminnanjohtaja Juuso Kallio toteaa Turun Sanomissa (21.2.2021), että kokouksen sujuvuuden kannalta osallistujan on hyvä tiedostaa, että mahdolliset äänestykset voidaan toteuttaa myös avoimina äänestyksinä. Kiinteistöliitossa on Kallion mukaan huomattu, että yhtiökokousten osallistujamäärä on saattanut jopa kasvaa, kun taloyhtiöt ottivat käyttöön etäosallistumismahdollisuuden.
Osakkaiden ääni saatava kuuluviin
Kokousjärjestelyissä tulee varmistaa, että kaikki osakkaat saavat varmasti äänensä kuuluviin yhtiökokouksessa. Jollei osakas osallistu yhtiökokoukseen, niin hän voi ilmaista päätösasioista kantansa myös valtakirjalla tai täyttämällä ja palauttamalla ennakkovastauskaavakkeen, joka jaetaan kokouskutsujen yhteydessä.
Jani arvioi, että taloyhtiöiden hallitusten kokouksissa etäkokouksista on tulossa pysyvä muoto: ”Etäkokous nopeuttaa ja sujuvoittaa asioiden käsittelyä. Kaikki dokumentit voidaan näyttää ruudulla osallistujille. Päätöspöytäkirja voidaan luonnostella valmiiksi ja lähettää kokouksen jälkeen saman tien sähköisesti allekirjoitettavaksi.”
Monet eivät kuitenkaan käytä tietokonetta työssään tai harrastuksissaan eikä kaikkien työpäivä täyty Teams- tai Zoom-palavereista. Jani vinkkaa etäkokoukseen osallistuville yksinkertaisen neuvon: kannattaa ennakkoon testata, että tietokoneen mikrofoni toimii ja äänet kuuluvat. Kun kaikkien osallistujien laitteet toimivat, niin kokous pääsee alkamaan jouhevasti ajallaan. Puheenvuorojen pyytämisen tavasta sovitaan etäkokouksen alussa. Mikäli osallistujia on paljon, on hyvä sopia, että puheenvuoropyynnöissä käytetään kädennostoa. Mikäli osallistujia on vähän, puheenvuoroja voi ottaa vapaastikin.
”Etäkokous oli viime keväänä uusi asia meillekin ja järjestelmät tuli hioa kuntoon nopealla aikataululla. Isännöintitoimisto on oppinut viimeisen vuoden aikana tonneittain asioita”, Jani toteaa.
(Kuva: Unsplash / Chris Montgomery)