Tietosuoja isännöintiyrityksessämme

J-Isännöinti Oy tarjoaa isännöintiä asuin- ja liikekiinteistöihin Naantalissa, Raisiossa ja Turussa. Palvelujen toteuttamiseksi käsittelemme taloyhtiön asukkaiden ja osakkaiden henkilötietoja. Tarvitsemme näitä tietoja, jotta voimme tuottaa sopimuksemme mukaista isännöintipalvelua sekä muita asumisen palveluita taloyhtiössänne. Tietosuoja on meille tärkeää ja huomioimme sen päivittäisessä työssämme.

Käsittelemme ja säilytämme henkilötietoja asiakkaidemme lukuun etupäässä seuraavissa rekistereissä: osakeluettelo ja luettelo osakkeen aiemmista omistajista, kunnossapito- ja muutostyörekisteri, asukasrekisteri, autopaikka-, pesutupa- ja saunavuororekisterit sekä muut vastaavat rekisterit. Näiden lisäksi isännöintiyritys ylläpitää rekisteristerinpitäjänä omaa asiakasrekisteriä.

Rekisterimme sisältävät seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden asukkaista, osakkaista ja taloyhtiön jäsenistä:

  • huoneiston tiedot
  • huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet
  • henkilötunnukset, silloin kun ne ovat henkilön yksilöimisen takia välttämätöntä sähköpostiosoitteet
  • puhelinnumerot
  • asiointikielet
  • sisään- ja poismuuttoajankohdat
  • asukkaan käyttämät palvelut
  • tilinumero hyvitysten maksamista tai liikasuoritusten palauttamista varten
  • mahdolliset muut palvelutuotannon hoitamiseksi tarvittavat tiedot, kuten asianhoitajan tiedot

Säilytämme henkilötietoja rekistereissämme sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja oikeudellisten toimenpiteiden takia.

Henkilötiedot saamme kerättyä pääasiassa taloon muuton yhteydessä taloyhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään eri viestintäkanavissa, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse, verkkosivuillamme olevilla lomakkeilla tai vastaavalla tavalla. Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja kertyy taloyhtiösivuille kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä. Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden päivitämme tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta.

Tarvitsemme osakkaan ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme. Käytämme tietoja taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa sekä taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa isännöintiyrityksen ja taloyhtiön etua. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.

Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiön virallisille edustajille näiden tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön mahdollisesti käyttämille palveluntarjoajille, kuten huolto- ja perintäyhtiölle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.

Yrityksessämme käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksen työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Käytämme tavanomaisten toimisto-ohjelmistojen ohella pääasiassa seuraavia tietojärjestelmiä henkilötietojen ylläpitoon: isännöintijärjestelmä, huoltokirja, viestintäpalvelu (puhelunhallintajärjestelmä) ja pilvipalvelut. Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme paloturvallisessa ja lukitussa tilassa.

Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Näitä oikeuksia ovat oikeus pyytää isännöintiyritykseltä pääsy häntä koskeviin tietoihin, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Verkkosivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia ja artikkeleita). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla. Nämä sivustot voivat kerätä tietoa kävijästä, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta, jos ja kun on kirjautunut käyttäjänä sivustolle.

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä meihin:

  • toimitusjohtaja Jani Oförsagd, puh. 020 730 2021, jani(at)j-isannointi.fi
  • toimistopäällikkö Jukka Samuelsson, puh. 020 730 2023, jukka.samuelsson(at)j-isannointi.fi.