Taloyhtiöiden yhtiökokoukset on poikkeusaikana pystytty järjestämään pääsääntöisesti minimimiehityksillä, kertovat J-Isännöinnin isännöitsijät. Kokouksissa on ollut paikalla yleensä vain hallituksen puheenjohtaja, jolle osakkaat ovat antaneet valtakirjoja. Jonkin verran osakkaita on ollut mukana kokouksissa myös puhelimen välityksellä.
”Tilanne on hyvin poikkeuksellinen ja ennennäkemätön niin meille kuin osakkaillekin. Kokousten ja asioiden järjestely ja tiedottaminen vievät tällä hetkellä paljon enemmän aikaa kuin normaalitilanteessa”, isännöitsijä Mervi Sainio toteaa.
Osakkaita on mietityttänyt yhtiökokousten lainvoimaisuus poikkeusolojen järjestelyjen takia. Isännöitsijä Krista Oförsagd kertoo, että ennen kuin kutsuja ja ohjeita lähetettiin, asiasta tuli runsaasti kyselyitä. On hyvä muistaa, että yhtiökokous on lainvoimainen silloin, kun yksikin osakkeenomistaja on paikalla. Tärkeää on kuitenkin varmistaa se, että jokaisella taloyhtiön osakkaalla on mahdollisuus saada yhtiökokouksessa äänensä kuuluviin.
”Yhtiökokouksissa valitaan myös taloyhtiön hallitus. Kun kokoukset järjestetään nyt poikkeusaikana minimimiehityksellä, niin mikäli osakkaat ovat tyytyväisiä taloyhtiön hallitukseen ja jäsenet ovat edelleen käytettävissä, sama hallitus voisi jatkaa vielä seuraavankin vuoden”, J-Isännöinnin toimitusjohtaja Jani Oförsagd ehdottaa.
Isännöitsijöiden mukaan osakkaat ovat saaneet erityisjärjestelyistä huolimatta näkemyksensä hyvin esiin yhtiökokouksissa. Oma mielipide asioihin on kerrottu valtakirjaa annettaessa hallituksen puheenjohtajalle tai kokouksiin on osallistuttu puhelimen välityksellä.
Hallitusten etäkokouksista pysyviä käytäntöjä?
Taloyhtiöiden hallitusten kokoukset on nyt poikkeusaikana järjestetty pääosin etäkokouksina, kuten Isännöintiliitto on suositellut. Ryhmäpuheluiden lisäksi etäkokouksia on pidetty Skypen ja Teamsin välityksellä. J-Isännöinnin isännöitsijät ovat havainneet, että hallitusten jäsenet ovat kokeneet etäkokoukset helpoiksi ja mukaviksi.
”Uskon, että osa hallituksista ottaa tämän kokoustavan pysyvästi käyttöön. Työpäivän jälkeen monelle on mukavaa osallistua kokoukseen omalta kotisohvalta ilman ylimääräisiä reissuja”, Mervi toteaa.
Lue myös: